Создание процесса

Откройте «Процессы» в верхней навигации и нажмите «Новый процесс». Создавать процессы могут и администраторы, и обычные участники; аккаунты заявителей — нет.

Редактор ведет через три шага — «Детали и поля», «Цепочка согласования» и «Публикация и доступ» — и не пускает дальше, пока текущий шаг не завершен, так что недостроенный процесс не может оказаться опубликованным.

Начните с того, как процесс представлен:

• Название — то, что видят заявители и согласующие, например «Возмещение расходов».
• Адрес — последняя часть ссылки на заявку. Оставьте галочку «Авто» — и он будет следовать за названием; адрес должен быть уникальным в организации.
• Описание — необязательно; показывается над формой и объясняет, для чего заявка.

Затем добавьте поля. Доступно тринадцать типов: текст, длинный текст, число, email, сайт, телефон, чекбокс, список, радиокнопки, дата, диапазон дат, время и файл.

У каждого поля есть заголовок, адрес, необязательное описание и переключатель «Обязательное». Дальше у каждого типа свои настройки: целое или дробное и допустимые минимум и максимум у чисел, список вариантов у списка и радиокнопок, размер, количество и допустимые форматы файлов у загрузок (потолок — 20 МБ на файл). Превью рядом с редактором показывает форму ровно такой, какой ее увидит заявитель.

Шаг требует хотя бы одно корректное поле, прежде чем пустит дальше.

Заявки проходят этапы в том порядке, в котором вы их расставили.

1. Добавьте этап и назовите его по решению, а не по человеку — «Руководитель», «Финансы», «Юристы».
2. Добавьте в этап группу согласующих и выберите «Достаточно любого» или «Нужны все».
3. Найдите людей, которые согласуют, и добавьте их в группу — до десяти на группу.

«Разрешить отклонение» определяет, может ли этап вообще отклонить заявку, а «Текст кнопки согласования» и «Текст кнопки отклонения» — это слова на кнопках, которые видит согласующий: «Подписать» и «Вернуть» работают не хуже стандартных.

«Кто может создавать заявки» определяет, кому открыта форма:

• Все пользователи — каждый в организации.
• Только выбранные люди — список, который вы задали, и никто больше.
• Любой по ссылке — форма публичная; внешние люди подтверждают email и записываются заявителями.

Список «Доступ» — отдельная вещь: он дает названным людям право редактировать процесс или видеть все отправленные через него заявки. У администраторов и у создателя процесса всегда есть и то, и другое.

«Сохранить» оставляет процесс неопубликованным — черновиком, в который никто не может отправить заявку. «Сохранить и опубликовать» открывает его для заявок.

После публикации у процесса есть собственный адрес — your-org.approvehub.app/expense-reimbursement/ — и список процессов скопирует его за вас. Вставьте его в канал, на страницу вики или в подпись письма; устанавливать больше ничего не нужно.